Di tengah lesunya perekonomian global, efektivitas dan efisiensi biaya operasional menjadi topik panas di kalangan semua pelaku usaha. Semua pemimpin “dipaksa” berpikir bagaimana cara untuk tetap mempertahankan keuntungan dan sekaligus menekan biaya operasional.
Sibuk memangkas biaya ini dan itu tetapi mengabaikan cara-cara mengelola dan memimpin tim secara efektif tidak berguna. Itu sebabnya, dalam artikel ini, kita akan mempelajari beberapa kiat praktis untuk menghemat biaya operasional perusahaan secara efektif, yaitu:
1. Efisiensi Proses Kerja
Tinjau ulang seluruh proses kerja dalam perusahaan Anda, lakukan analisis untuk menemukan proses kerja mana yang perlu dipangkas atau dihilangkan, misalnya yang mengalami duplikasi sehingga membutuhkan waktu ekstra panjang, atau yang perlu ditambahkan. Intinya, Anda perlu menciptakan proses kerja yang sebanyak mungkin menghemat waktu dan mengurangi pemakaian tenaga manusia, konsumsi listrik, air, atau peralatan kerja yang berlebihan.
2. Efisiensi Kinerja Sumber Daya Manusia (SDM)
Optimalkan sumber daya manusia yang ada menjadi efektif dan efisien. Anda harus menempatkan orang-orang yang mempunyai kualitas terbaik dalam posisi masing-masing. Untuk melakukan hal ini, setiap pekerja harus dibekali dengan pelatihan kemampuan yang baik dan efektif agar menjadi kompeten di bidangnya. Pandanglah biaya pelatihan sebagai biaya investasi, seperti halnya biaya perawatan mesin atau peralatan. Semakin efektif dan intensif program pelatihan pekerja yang Anda terapkan, semakin efisien pula SDM perusahaan.
3. Efisiensi Rapat / Koordinasi
Rapat koordinasi memang sangat penting untuk dilakukan oleh setiap pemimpin perusahaan. Namun apabila tidak dikelola dengan benar, rapat akan menjadi “pemangsa waktu” yang terbesar. Pernahkah Anda selidiki berapa jam dalam satu minggu waktu yang digunakan untuk rapat di perusahaan Anda? Rata-rata pemimpin rapat selama 2–3 jam setiap kalinya, dan kadang bahkan lebih. Dengan menguasai teknik tapat yang efektif, Anda akan sangat menghemat waktu dan energi. Waktu dan energi yang berhasil dihemat ini bisa dialokasikan untuk hal penting lainnya. Sebagai patokan, usahakan setiap rapat berlangsung tidak lebih dari 90 menit dan diakhiri dengan solusi, keputusan, atau tindakan yang nyata.
4. Efisiensi Ruang usaha / kantor
Bila memungkinkan situasinya, kelola pemakaian ruang di perusahaan secara efektif. Hal ini dapat dilakukan misalnya dengan pemakaian ruangan rapat yang tidak boleh melebihi 90 menit (“memaksa” pimpinan rapat mengelola proses rapatnya dengan efisien), atau penyelenggaraan berbagai pelatihan atau pertemuan di ruang kantor sendiri (tidak perlu menyewa ruang publik di hotel, villa, dsb.).
5. Efisiensi biaya perjalanan / transportasi
Pengelolaan yang bijak terhadap biaya perjalanan/transportasi seperti biaya tiket pesawat atau biaya bensin akan menolong perusahaan untuk mengurangi biaya operasional. Saat ada pekerja yang harus berdinas ke luar kota atau ada keperluan jelas untuk bertemu klien di luar daerah, gunakan pesawat kelas ekonomi dan hindari biaya-biaya yang tidak diperlukan (semacam menunggu penerbangan di premium lounge bandara dengan tiket masuk yang mahal, dsb.). Bahkan apabila memungkinkan (ingat, bila memungkinkan), gunakan teknologi yang tepat guna seperti Skype dan sejenisnya. Cara-cara seperti ini akan menghemat waktu, energi, maupun biaya Anda dengan signifikan.
6. Efisiensi penggunaan kertas
Biaya operasional perusahaan yang juga cukup besar adalah penggunaan kertas untuk mencetak berbagai dokumen perusahaan atau surat-surat lainnya. Sering kali, kebanyakan kertas terbuang karena yang dicetak bukanlah hasil keputusan yang harus diedarkan ke pihak-pihak terkait, tetapi “sekadar” draf yang perlu ditelaah lebih lanjut berulang-ulang. Terapkan kebijakan paperless (tanpa kertas) untuk mengatasi hal ini. Memang tidak semua hal bisa diubah menjadi tanpa kertas, tetapi secara umum Anda bisa menghemat pemakaian kertas dengan tidak mencetak dokumen yang belum bersifat final dan tidak benar-benar dibutuhkan dalam bentuk kertas secara fisik. Kirimkan saja file elektronik dokumen draf, berbagai notulen rapat, dan informasi internal kepada pekerja yang membutuhkannya.
7. Efisiensi Cuti Pekerja
Buatlah kebijakan untuk mengelola cuti pekerja sehingga tidak membawa dampak inefisiensi biaya kerja. Misalnya, pekerja yang cuti harus menyelesaikan tugas atau projek yang sedang dikerjakan (sudah dimulai/ditugaskan sejak sebelum pengajuan cuti) hingga selesai dahulu, untuk mencegah inefisiensi akibat pekerja lain yang terpaksa menggantikan pekerjaan itu. Selain itu, lakukan pengaturan giliran cuti pekerja agar produktivitas perusahaan tetap terjaga oleh jumlah pekerja yang mampu menjalankan kegiatan operasional perusahaan secara efisien.
8. Efisiensi Lembur
Baik berbayar atau tidak, lembur akan mengakibatkan bertambahnya biaya (misalnya, pemakaian utilitas kantor semacam listrik dan air). Banyak orang berpikir bahwa bekerja lembur artinya rajin. Cobalah menganalisis hal ini lebih jauh, karena sering kali (walau tidak selalu) lembur terjadi karena pengelolaan waktu yang tidak efisien, kepemimpinan tim kerja yang tidak efektif, prosedur kerja yang tidak tepat guna, koordinasi kerja yang buruk, atau kesalahan-kesalahan lainnya. Akibatnya, timbul kebutuhan lembur yang berkepanjangan. Pangkas kerugian karena lembur dengan membereskan sumber masalahnya, karena inefisiensi proses kerja sesungguhnya tampak dari jumlah pekerja atau jumlah jam kerja yang lembur setiap hari/bulannya.
Selamat mempraktikkan kiat-kiat ini dan menikmati hasil penghematan biaya operasional perusahaan Anda!
